Ge filerna en användbar plats och ett tydligt syfte.
Filhantering är arbetet med att organisera, lagra, hitta och underhålla digitala filer. Den viktiga frågan är om människor hittar rätt material och vet hur det ska användas.
Börja med arbetet som filerna ska stödja.
Gör nästa fil lättare att hitta.
En mappstruktur, konsekventa namn och en tydligt ansvarig person gör en filsamling lättare att underhålla. Användbara beskrivningar och klassificering ger fler sätt att hitta material än att minnas det exakta filnamnet.
Börja med en återkommande uppgift: förbereda en kundpresentation, hitta en produktbild eller ge en partner ett kampanjpaket. Organisera materialet kring målgruppen och beslutet den behöver fatta.
Filhantering och DAM har överlappande uppgifter.
Filhantering omfattar att organisera och underhålla filer. Digital asset management fokuserar på att göra återanvändbart innehåll redo för dem som behöver det, med beskrivande information, åtkomst, användningsvägledning och lämpliga sätt att använda materialet.
Systemen ni jämför kan överlappa varandra. Bedöm det faktiska arbetsflödet i stället för att anta att alla lagringsverktyg eller DAM-system har samma funktioner. I Pickit samverkar bibliotek, egenskaper, sökning och distribution för att hjälpa människor hitta och använda materialet som kontot tillåter.
Bestäm var källan ska underhållas.
Ni kan hantera filer i Pickit, ta in utvalt material från en källa som stöds eller kombinera båda. Dokumentera vilket system som ansvarar för originalet, dess metadata och kommande ändringar.
Import, källänkar och export är olika lösningar. Kontrollera kopiering, uppdateringar och borttagning för den specifika anslutningen. Filer som redan laddats ner eller infogats i dokument förblir separata kopior.
Flytta det användbara materialet med dess sammanhang.
Bestäm före en migrering vilka filer som ska behållas, vem som äger dem och vilka metadata, användningsuppgifter och destinationer som behöver följa med. Granska dubbletter och inaktuellt material med innehållsägarna.
Testa först ett representativt urval. Kontrollera att en avsedd användare kan hitta filen, förstå syftet och genomföra nödvändig nedladdning eller infogning. Att överföra filens data är bara en del av flytten.
Följ upp uppgiften, inte bibliotekets storlek.
Undersök om människor hittar den aktuella filen, väljer rätt format och avslutar arbetet utan ytterligare en förfrågan. Kombinera registrerade sökningar och innehållsaktivitet med frågor från målgruppen.
Kom överens om en egen utgångspunkt innan ni påstår tidsbesparingar eller avkastning. Fler filer, nedladdningar eller inloggningar innebär inte automatiskt att innehållet är mer användbart.
- 01
Välj en uppgift
Ange målgrupp, vilket material den behöver och vilket resultat den ska nå.
- 02
Förbered ett litet urval
Kontrollera namn, sammanhang, ansvar och åtkomst innan strukturen utökas.
- 03
Testa hela vägen
Be en avsedd användare hitta och använda materialet och förbättra sedan det svåra steget.
Svar på vanliga frågor.
Är filhantering samma sak som DAM?
De överlappar varandra. Filhantering handlar om att organisera och underhålla filer. DAM samlar återanvändbart innehåll med sammanhang, åtkomst och leverans som människor behöver. Jämför funktionerna med era faktiska uppgifter.
Måste alla filer flyttas till Pickit?
Börja med användbart och aktuellt material. Anslutningar som stöds kan ta in utvalt innehåll från andra system, och vissa lösningar behåller en extern källa. Bekräfta hur anslutningen ni väljer fungerar.
Uppdaterar en källändring filer i befintliga dokument?
Tidigare nedladdade filer och tillgångar som redan infogats i dokument är separata kopior. Ta med ersättning av kopior eller kommunikation i er uppdateringsrutin.
Var ska vi börja?
Välj en målgrupp och en återkommande uppgift. Förbered ett litet urval och kontrollera att den avsedda användaren kan hitta, förstå och använda materialet.
Bygg ett användbart första innehållsflöde.
Ta med uppgiften, källsystemen och den avsedda målgruppen. Vi kan gå igenom hur Pickit passar teamets sätt att hantera och använda innehåll.