Namnge filer för dem som ska använda dem
- Välj beskrivande namn, till exempel Produktnamn - framifrån, i stället för interna arbetsnamn.
- Lägg till taggar för vanliga förkortningar och ord som kollegorna söker efter.
- Gör språk och syfte tydligt för mallar, färdiga presentationsbilder och redigerbara exempel.
Välj några användbara egenskaper
För produktbilder kan egenskaper som Produktfamilj och Bildtyp hjälpa. För presentationer kan Ämne och Språk passa bättre. Anpassa exemplen efter ert material.
Fyll i egenskaperna som smarta mappar använder
En smart mapp hittar bara filer som matchar villkoren. En mapp för Språk = Svenska missar till exempel filer där Språk saknas. Fyll i egenskaperna som filtren använder på filerna som ska visas.
Följ upp saknade sökresultat
Om någon inte hittar en fil, prova samma sökord. Lägg till det saknade ordet på filen, förbättra namnet eller ladda upp materialet om det saknas.